- Amaç
Bu prosedürün amacı Runway Akademi Belgelendirme de yürütülen personel belgelendirme faaliyetlerine ilişkin temel kuralların belirlenmesidir. - Kapsam
Runway Akademi Belgelendirme içindeki personel belgelendirme faaliyetlerini/hizmetlerini kapsar. - Tanımlar
Bu prosedür için Kalite El Kitabında belirtilen terimler, tarifler ve kısaltmalar geçerlidir. - Sorumlular
RUNWAY AKADEMİ BELGELENDİRME Belgelendirme Personeli - Uygulama
5.1. Belgelendirme Başvurusu
Belgelendirme Müdürü / Mali İşler Sorumlusu tarafından belgelendirme faaliyetleri için başvurular iki yolla alınır. Başvuru sahiplerine Belgelendirme Başvuru Formunun doldurulması ve imzalatılmasıyla veya web sayfası üzerinden runwayakademi.com.tr adayın aday girişi/sınav kayıt kısmından online olarak da sağlanır. Web sayfası üzerinden başvuru yapan adayın istenilen belgeleri sınavdan önce Runway Akademi Belgelendirmeye ıslak imzalı veya dijital ortamda teslim etmesi zorunludur.
Gelen başvurular doğrultusunda adaylardan aşağıdaki konular hakkında belgeler/kanıtlar Mali İşler Sorumlusu tarafından istenir. Her meslek yeterliliğine göre başvuru aşamasında farklı evraklar talep edilebilir. Bu detaylar her yeterlilik için oluşturulan Sınav Şartnamelerinde detaylandırılmıştır.
• Öğrenim Belgesi (varsa)
• Mesleki Eğitim Belgesi (varsa)
• Mesleki Deneyim Süresi (varsa)
• Nüfus Cüzdanı Fotokopisi (zorunlu)
• Kendisine ait banka IBAN numarası (varsa)
• Başvurulan sınavlar için sınav ücretinin yatırıldığını gösteren belge(zorunlu)
• Belgelendirme sözleşmesinin ıslak imzalı dijital başvuru formu nüshası (zorunlu)
Adaylar gerekli evrak bilgisine web sayfası üzerinden de erişebilirler. Ayrıca; sınav programının son başvuru tarihi web sayfasında yayınlanmaktadır.
Aday daha önceden başka bir belgelendirme kuruluşundan, ilgili MYK Ulusal Yeterlilik mesleğinin herhangi bir biriminden başarılı olmuş ise ve diğer birimden sınav ve belgelendirme için Runway Akademi Belgelendirme ‘ye başvuruda bulunmak istediğinde aşağıdaki işlemleri gerçekleştirmelidir:
• Aday başka bir belgelendirme kuruluşundan girmiş olduğu ilgili MYK Ulusal Yeterlilik mesleğinin başarılı olduğu birimini kanıtlaması için Runway Akademi Belgelendirme ‘ye delil sunmalıdır. Aday başarılı olduğu belgelendirme kuruluşundan bir yazı alır, bu yazı içerisinde adayın hangi MYK Ulusal Yeterlilik mesleğinin hangi biriminden başarılı olduğu belirtilir.
• Eğer aday ilgili MYK Ulusal Yeterlilik mesleğinin birçok biriminden başarılı olmuş ve son bir ya da iki birimden Runway Akademi Belgelendirme ‘ye başvuruda bulunmuşsa, Runway Akademi Belgelendirme ‘de bahsi geçen son birim/birimlerden de başarılı olması durumunda, yeterlilik belgesini son olarak Runway Akademi Belgelendirme hazırlar ve tüm gözetim faaliyetlerini Runway Akademi Belgelendirme gerçekleştirir.
• Aday daha önceden başka bir belgelendirme kuruluşundan, ilgili MYK Ulusal Yeterlilik mesleğinin herhangi bir biriminden başarılı olamamış ise ve aynı birimden sınav ve belgelendirme için Runway Akademi Belgelendirme ‘ye başvuruda bulunması durumunda, başvuruda bulunan aday tekrar ücret ödemek zorundadır.
Mali İşler Sorumlusu, adayların başvuru formlarını ve evraklarını Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre muhafaza eder.
5.2. Başvuru Kontrolü ve Değerlendirilmesi
Mali İşler Sorumlusu tarafından adaylar hakkındaki başvuru formları ve kanıtlar incelenerek değerlendirme yapılır. Ayrıca Mali İşler Sorumlusu, aşağıda yazılı konularda kurumun fizibilite çalışmalarını yapar:
• Talep edilen belgeyi verebilecek yetenekte olup olmadığı,
• Adayların dil ve/veya yetersizliklerinin bilincinde olarak makul sınırlar çerçevesinde özel
İhtiyaçları karşılayıp karşılamayacağı (örneğin okuma yazması olmayan / Türkçe bilmeyen vb. gibi gerekli olan gereksinimler).
Yapılan değerlendirme sonucunda adayların uygun olup olmadığına karar verilir.
Adayın sınav hakları ilgili şartnamelerde belirtilmiştir. Her sınavın ücreti www.runwayakademi.com.tr adresinde kamuya açık şekilde duyurulmuştur.
Değerlendirme kararları için, Mali İşler Sorumlusu tarafından Belgelendirme Başvuru Formunun alt bölümü doldurulur. Mali İşler Sorumlusu formları onayladıktan sonra, Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre muhafaza eder.
Başvurular değerlendirildikten sonra, Mali İşler Sorumlusu tarafından adaylara imzalatılacak olan Belgelendirme Sözleşmesi hazırlanır. Bu sözleşmede tarafların mali yükümlülükleri ve gizlilik yükümlülükleri belirtilmiştir. Mali İşler Sorumlusu, sözleşmeyi onaylaması için Belgelendirme Müdürüne iletir. Belgelendirme Müdürü sözleşmeyi onaylar ve Belgelendirme Sözleşmesi 2 (iki) nüsha şeklinde düzenlenir. İmzalanan sözleşmelerde adaylar, belge almaya hak kazandığında biri adaylarda diğeri ise Runway Akademi Belgelendirme ‘de kalır. Belge almaya hak kazanamayan adayların sözleşmeleri geçersiz sayılır. Sözleşmelerde diğer tüm evraklarda olduğu gibi Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre saklanır.
5.3. Sınav Organizasyonu ve Ölçme-Değerlendirme
Belgelendirme sözleşmesi imzalandıktan sonra, aday sayısı yeterli görüldüğünde Belgelendirme Müdürü tarafından sınav kararı verilir; Sınavı yürütmek üzere Sınav Yapıcı ve ihtiyaç halinde Gözetmen görevlendirilir. Sınav takvimi oluşturulur. Sınav takviminin görevli personele iletilmesi Sınav Prosedüründe detaylandırılmıştır. Sınavlarda adayın engelli olması halinde, engel durumuna göre uygun fiziksel şartlar Runway Akademi tarafından sağlanır. Değerlendirmenin her aday için adil, objektif, tarafsız bir şekilde yürütülmesini, F-003 Personel Gizlilik ve Tarafsızlık Taahhütnamesi ile güvence altına alır. Oluşturulan sınav takvimi www.runwayakademi.com.tr web adresinden yayınlanır.
Sınavlar, Sınav Prosedürüne göre Sınav Yapıcı tarafından yapılır. Sınavda görev alan sınav yapıcının desteklenmesi, sınavın lojistik organizasyonu ihtiyaç halinde gözetmen tarafından gerçekleştirilir. Sınavların planlanması, yürütülmesi ve değerlendirilip ölçülmesi Sınav Prosedüründe detaylandırılmıştır.
Soru bankasının oluşturulması, ilgili MYK Ulusal Yeterliliğin öğrenme çıktılarını sorgulanmasını mümkün kılacak şekilde oluşturulmuştur. Sorular, Program Komitesinde olmayan, Runway Akademi Belgelendirme bünyesindeki teknik personeller tarafından ya da dışardan temin şeklinde oluşturulur. Sınavlar, Program Komitesi tarafından onaylanmış olan soruların “Sınav Şartnamelerinde” belirtilen süre ve sayılarda sorulmasıyla Sınav Prosedürüne göre gerçekleştirilir.
5.4. Belgelendirme Kararı
Belgelendirme kararı yani adayın yeterliliğinin ölçülüp değerlendirildikten sonra adaya belge verilmesi kararı; Karar Verici tarafından verilir. Karar Verici, Karar Verici Görev Talimatına uygun olarak faaliyetlerini gerçekleştirir. Karar verici, aday teorik cevap kâğıdında ve performans değerlendirme formalarında hataları ve kontrollerini yapar. Herhangi bir eksik ya da fazla puanlamalarda, sınavı gerçekleştiren sınav yapıcıdan, yanlış, eksik veya fazla olan yere imza alınır. Şayet sınav yapıcı kurum dışında çalışıyorsa bunun yerine Belgelendirme Müdürü veya vekili imza atar.
Ek olarak değerlendirme süreci dışında yer alan herhangi bir kaynaktan gelen bilgilere göre karar alınması söz konusu olduğu durumlarda, bu bilgilerin değerlendirme sürecindeki bilgilerle birlikte aday bilgilendirilir ve bu konuda adaya yorum yapma fırsatı tanınabilir.
5.5. Belgelerin Hazırlanması ve Onayı
Belge almaya hak kazananların listesi Belgelendirilecek Aday Listesi olarak hazırlanır ve MYK’ya elektronik posta, e-portal yolu ile veya resmi yazı ile Karar Verici tarafından iletilir.
MYK tarafından onaylanıp hazırlanan belgeler, Belgelendirme Müdürü tarafından imzalanıp, Mali İşler Sorumlusu tarafından adaylara teslim edilir.
Belge/logo/marka kullanımı ile ilgili şartlar Belge ve Logo Kullanım Talimatında detaylandırılmıştır.
5.6. Başarısız olan Adaylar
Sınav sonuçları olumlu olmayan adaylar, belgelendirilmeleri için ilgili MYK Ulusal Yeterliliklerinde öngörülen süre içinde yeniden ücret ödemeksizin, başarısız oldukları birimlerle ilgili sınava tekrar girebilirler.
5.7. Gözetim
Runway Akademi Belgelendirme gerçekleştireceği gözetimi “Sınav Şartnamelerinde” ilgili ulusal yeterliliklerle uyumlu olacak ve aşağıdakilerden en az birini kapsayacak şekilde uygulanır. Belge’nin geçerliliğinin devam etmesi veya etmemesi(iptal) ile ilgili karar, Karar Verici tarafından gerçekleştirilir. Karar Verici, Belgelendirme Karar Formu ile kararını kayıt altına alır. Alınan karar; belgenin iptali, Ulusal yeterliliklerde varsa kapsamının daraltılması yönünde veya genişletilmesi şeklinde ya da belgenin geçerliliğinin devamı yönünde olabilir.
• Belge verildikten sonra bağımsız çalışan personelden hizmet bildirimi ya da çalıştığı kurumdan, “Sınav Şartnamelerinde” bahsedilen, branşına uygun sigorta dökümü ile belgeli kişinin gözetimi yapılmış olur.
• Gerek duyulması durumunda belgeli kişinin çalıştığı firmadan imzalı kaşeli bir dilekçe istenir. Bu dilekçe firmanın kendi antetli kağıdına yazılmalıdır. Kayıtlar Karar Vericiye iletilerek Karar Vericinin kararına göre hareket edilir. Karar Vericinin talebi doğrultusunda ihtiyaca göre sınav düzenlenebilir.
• Belge verildikten sonra bağımsız çalışan personelden hizmet bildirimi ya da çalıştığı kurumdan başarı raporunun alınmasıyla personelle ilgili gözetim yapılmış olur.
İlgili Taraflardan Gelen Şikâyetler; İtiraz Ve Şikâyet Prosedürlerine göre uygulanır. Sonuçları Belgelendirme Müdürü gözetiminde değerlendirilir.
İhtiyaç duyulduğunda belgelendirilmiş kişinin Runway Akademi Belgelendirme ‘ye çağrılması ile yapılan mülakatlarla gerçekleştirilir. Mülakat da sorulacak sorular görüşme öncesinde Runway Akademi Belgelendirme tarafından hazırlanır. Değerlendirme sonucu bir üst yazı ile Karar Vericiye iletilir.
Belgelendirilmiş kişiyle ilgili olarak alınan hukuki tedbirlerin bilgilerine ulaşıldığında toplanan bilgiler Karar Vericiye kanıtlarıyla iletilir. Karar Vericinin kararına göre hareket edilir.
İşin başarıyla devam ettirildiğine dair belgeler, iş yerinden teyit, iş tecrübesi kayıtları, personelin sigorta döküm kayıtlarının istenmesiyle yapılır. Kayıtlar Karar Vericiye iletilerek, kararına göre hareket edilir.
Belgeli kişinin, belgelendirme şartlarını yerine getirmeye devam etme kapasitesini etkileyebilecek durum veya durumları, Runway Akademi Belgelendirme ‘ye gecikmeksizin bildirmesi gerekmektedir. İhtiyaç duyulduğunda belgeli kişinin fiziksel kabiliyetinin kontrol edilmesi için sağlık raporu istenir. Kayıtlar Karar Vericiye iletilir ve kararına göre hareket edilir.
Runway Akademi Belgelendirme, gözetim sırasında kişinin yetkinliği teyit edilmediği takdirde Karar Vericinin kararına göre yetki belgelerini geri çekebilir.
Gözetimin hangi yöntemlerle, hangi sıklıkta yapılacağı bilgisi ilgili MYK Ulusal Yeterliliklerinde uyumlu olacak şekilde her yeterlilik için oluşturulan “Sınav Şartnamelerinde” detaylandırılmıştır.
5.8. Belgelerin Kötüye Kullanımı ve Sorgulanması
Belgelendirilmiş kişinin belgeyi kötüye kullanması, belgeye uygun olmayan atıflarda bulunulması, belgelerin ve markaların, logoların yanıltıcı biçimde kullanılması durumunda, Belge ve Logo Kullanım Talimatına göre işlem yapılır.
Yayınlanmış belgelerin sorgulanması www.runwayakademi.com.tr adresinden ve MYK web sayfasından, sertifika sorgula kısmındaki bölümden online olarak gerçekleştirilir.
5.9. Yeniden Belgelendirme
Runway Akademi Belgelendirme de gerçekleştirilen yeniden belgelendirme faaliyetleri bilgisi ilgili ulusal yeterliliklerle uyumlu olacak şekilde her yeterlilik için oluşturulan “Sınav Şartnamelerinde” detaylandırılmıştır. Belge yenileme ile ilgili karar Karar Verici tarafından verilir. Karar Verici kararları Belgelendirme Karar Formu ile kayıt altına alır. Karar Verici bu aşamada tekrar belgelendirme veya belgelendirmeme, kararı alabilir. Kapsam genişletme veya daraltma konularında MYK Ulusal Yeterliliklerin güncellenmesi ya da Ulusal yeterliliklerdeki seçmeli branşların Runway Akademi Belgelendirme bünyesinde olması ile doğru orantılıdır.
İlgili MYK Ulusal Yeterlilikleri ile uyumlu olacak şekilde oluşturulmuş olan “Sınav Şartnamelerinde” aksi belirtilmediği sürece yeniden belgelendirmelerde ilk belgelendirmelerde uygulanan sınav programı uygulanır. Belge yenileme aşamasında sertifikalı adaydan başvuruda talep edilen evraklar tekrar talep edilir.
Ulusal Yeterlilikte Değişiklikler
Ayrıca ilgili Ulusal Yeterlilikte, belgelendirme şartlarında önemli bir değişikliğin olması durumunda, belgelendirilmiş olan kişiler bu konuda bilgilendirilir. Kabul edilebilir bir süre içerisinde, belgelendirilmiş kişinin değiştirilen şartlara uyumunu sağladığı doğrulanır.
5.10. Belgenin Askıya Alınması ve Geri Çekilmesi
5.10.1. Aksıya alma
Talep edilen belgeler, ilgili “Sınav Şartnamelerinde” belirtilen süre içerisinde Runway Akademi Belgelendirme ‘ye ulaştırılması gerekmektedir. Bu süre sonrasında kayıtları getirmeyen personelin belgesi askıya alınır ve uyarı yapılır.
5.10.2. Geri Çekme
Belgeli kişinin kayıtları ulaştırması için 1 ay ek süre verilir. Belgeli kişi, kayıtları halen getirmediyse “Sınav Şartnamelerinde” belirlenen işlem doğrultusunda Karar Vericinin kararıyla belge iptal edilerek belgeli kişiden belgesi geri istenir.